Produtividade: o que você precisa saber sobre gestão do tempo

Você sabia que, muitas vezes, duas horinhas de foco, sem interrupções são capazes de gerar muito mais resultado em termos de produtividade do que um dia inteiro de dedicação?

Isso porque, temos rotinas complexas, repleta de tarefas para dar conta e seja por compromissos de trabalho, estudos ou pessoais, vivemos sob uma demanda sobrecarregada ao mesmo tempo que procrastinamos e nos distraímos com facilidade. 

Neste artigo, eu vou te mostrar como virar essa chave através da gestão do tempo, sua relação com a produtividade e como tudo isso impacta em nosso dia a dia. É possível produzir sem se sentir sufocado quando focamos no resultado e não no tempo gasto para realizar uma atividade, assim nos sentimos menos ocupados e mais produtivos.

A importância da gestão do tempo

A gestão do tempo é uma forma de administrar e otimizar rotinas, ou seja, é um olhar estratégico para que na prática seja viável aproveitar os melhores períodos disponíveis para realizar tarefas com qualidade e dentro do prazo estipulado. 

Você já saiu de um dia inteiro de trabalho com a sensação de não ter feito nada? Isso é mais comum do que parece e está diretamente ligado a forma como gerenciamos o nosso tempo. 

Temos o hábito de fazer tudo ao mesmo tempo acreditando que estamos sendo resolutivos, quando na verdade alcançamos tudo, menos a produtividade. O que falta é a compreensão e consciência do que precisa ser feito, do tempo disponível e o tempo necessário para cada coisa.  

O que te faz perder tempo?

A incapacidade de dizer não e a procrastinação são poderosos agentes de desperdício de tempo, por isso, é preciso encontrar caminhos para deixar de lado esses comportamentos. 

Às vezes, um gesto simples já resolve, por exemplo, já parou para perceber que há horários do dia em que você está mais disposto a produzir? Que tal entender melhor o seu próprio relógio e usar isso ao seu favor?

A desorganização é outro fator que precisa ser visto com atenção, pois é responsável pelo constante sentimento de que estamos entregando pouco, elevando a pressão por produzir e a frustração. 

Isso tudo acaba se tornando uma bola de neve, por isso, é importante usar as estratégias certas para uma gestão assertiva e saudável do tempo. Vamos entender como fazer isso na prática. 

Aplicando a gestão do tempo

Na teoria é tudo muito simples, mas é na prática, como fazer a gestão do tempo?

É sempre um desafio criar novos hábitos e substituir aqueles que são disfuncionais, mas eu garanto que é possível. Veja alguns comportamentos essenciais para ganhar organização e produtividade no seu dia a dia.

Estabeleça prioridades

Pegue todas as atividades que precisam ser realizadas e seu tempo disponível, compreendendo o cenário geral. A partir desse panorama, estabeleça o que é mais importante em uma escala de urgência, categorizando em: inegociável, pode ser feito depois, possível de eliminar  e delegar.

Uma matriz de prioridade pode te ajudar com isso. Consiste em uma ferramenta para auxiliar na hora de organizar e ordenar as suas atividades, separando em quatro categorias que se relacionam em questão de urgência, benefício e disponibilidade. Seu objetivo é dar prioridade às iniciativas certas.

Crie metas

Faça um check-list de tarefas diário ou semanal, como preferir. Mas lembre-se de ser realista! De nada adianta enumerar várias coisas e não conseguir cumprir, causando insatisfação. 

Evite distrações

Se você parar o que está fazendo e ver o celular por 5 minutos, prontamente eles se tornarão 30. O mesmo acontece se nos distraímos em uma conversa, ou levantando pra fazer algo “rapidinho”. 

O método pomodoro pode ser um grande aliado neste aspecto, pois vai organizar seu tempo, definindo momentos de atenção plena e períodos de pausa.

Tenha foco

Quando fazemos várias coisas ao mesmo tempo, pensamos estar otimizando, quando na verdade só estamos dividindo atenção. Isso prejudica a produtividade e a qualidade no que está sendo entregue. 

Se for fazer algo, foque naquilo e faça uma coisa de cada vez. Ser multitarefa nesse caso só vai reduzir o seu rendimento e fazer gastar mais tempo em coisas simples.

Descanse

Momentos de pausa fazem parte do processo! A pressão por produzir, seja no trabalho, nas atividades de casa ou nos estudos geram uma sobrecarga que não beneficia ninguém e pode causar prejuízos à saúde física e mental.

Por isso, sempre separe um momento para desligar, nem que seja por um instante, das obrigações diárias. 

Dica extra! 

A tecnologia é sua aliada na gestão do tempo, há muitos aplicativos e ferramentas que podem ser muito úteis para a sua rotina de organização. Separei alguns exemplos.  

  Google Agenda – a ferramenta está disponível para computadores e smartphones, e pode facilitar muito o controle das suas atividades diárias. Ele funciona como uma agenda física, porém, no meio virtual, o que torna a sua grande vantagem poder ser acionado de qualquer lugar, podendo adicionar eventos e reuniões de maneira simples adicionando convidados e localidade.

  Trello – é um aplicativo para gerenciamento de projetos, basicamente funciona como um planner, onde você consegue organizar seus objetivos, metas e listas de tarefas. Essas informações podem ser compartilhadas com outras pessoas, o que facilita o trabalho em equipe, por exemplo.

  Evernote – um dos melhores aplicativos de organização, o Evernote permite criar anotações separadas por cadernos, incluir textos formatados com cores e em lista, adicionar datas de lembrete aos itens anotados, bem como, etiquetas que podem auxiliar na localização.

  Google Keep –  uma espécie de bloco de notas virtual, onde você pode anotar seus compromissos, criar uma lista de tarefas a serem cumpridas ou até registrar pensamentos e metas. Uma vantagem é que nele é possível usar vários formatos de arquivos, ou seja, é além de texto, você pode anexar áudios e imagens na mesma nota.