Como usar a Gestão de Processos para aumentar a produtividade da sua empresa

É fundamental para uma empresa que deseja reduzir seus custos, ter processos claros e bem definidos, para entregar uma solução de qualidade para seus clientes e aumentando a produtividade das suas equipes.

Uma das maiores preocupações de todas as empresas é ter uma equipe que seja produtiva, com um desempenho para alcançar os resultados esperados no planejamento organizacional, mas um dos motivos que isso pode não ocorrer se dá justamente devido à má gestão de processos da organização, o que geralmente gera o resultado oposto ao que era desejado.

Por isso, ter uma gestão de processos eficiente é uma decisão muito estratégica para sua empresa, ajudando a equipe a atingir os resultados esperados e a empresa a ganhar destaque competitivo no mercado.

Antes de falarmos sobre o que é uma gestão de processos, é importante entender o que é um processo.

Um processo, é um conjunto de atividades interligadas e realizadas em sequência com o objetivo de alcançar um resultado que agregue valor, podendo ser um processo de ponta a ponta, processo entre departamentos e processo entre organizações)

Já a gestão desses processos, também chamada de BPM (Business Process Management), é o gerenciamento da empresa a partir de um conjunto de práticas que têm como objetivo a melhoria contínua dos processos organizacionais, a partir de uma visão sistêmica do negócio.

Para que esse gerenciamento possua qualidade e assertividade em seus resultados, é preciso identificar, desenvolver, documentar, melhorar, monitorar e controlar os processos da empresa. Visando equilibrar o desempenho de todos os processos para atingir os objetivos organizacionais.

A Gestão de Processos tem um papel muito importante para a produtividade da empresa, pois ajuda ter processos claros e bem definidos, identificando os processos de ponta a ponta para entender melhor o fluxo de atividades que ocorrem na organização. Assim, é possível ter um panorama sobre os processos da empresa de forma bem definida para que fique claro para os colaboradores o que precisa ser feito para entregar valor aos clientes.

A gestão de processos possibilita diversos benefícios para a organização, entre eles:

Redução de custos: 

A partir da análise de processos e dos fluxos de atividades da empresa, é possível identificar com clareza os desperdícios e excessos que estão acontecendo sem necessidade. Isso faz com que possamos enxergar a causa raiz dos problemas e reduzir os custos causados nessas situações, buscando formas mais eficazes de executar os processos da organização.

Aumento da produtividade:

Ao eliminarmos os gargalos durante os fluxos de trabalho, otimizamos o tempo dos processos e trazemos mais clareza para as atividades a serem elaboradas pelos colaboradores. Isso faz com que haja um aumento de performance da equipe, otimizando o tempo e a entrega para os clientes.

Aumento da satisfação dos clientes:

Com um bom gerenciamento, os processos ficam mais fluidos e organizados, impactando positivamente na experiência do cliente final e entregando resultados além do esperado.

Para realizar uma gestão de processos na sua empresa e saber o que fazer para o seu negócio ir mais longe e entregar mais resultado, é necessário que seja feito um diagnóstico e compreender os processos existentes. Para isso, faça o mapeamento dos processos, identificando os responsáveis e quais são os entregáveis desses processos. Assim, ficará mais fácil de entender o que precisa ser melhorado e otimizado para melhorar.

Após definir as adaptações e melhorias, documente e padronize esses processos para que facilite a comunicação das equipes, monitore e controle os resultados. Por último, mas não menos importante, treine a sua equipe para executar essas novas atividades. É imprescindível que todos os seus funcionários saibam como executar esses novos processos gerando bons resultados para a organização e para os clientes.