Departamento Pessoal: conheça as rotinas desse setor e a necessidade dele na sua empresa

Para quem não está tão habituado com as rotinas de uma empresa, muitas vezes os setores de Recursos Humanos e Departamento Pessoal podem acabar se confundindo. Por mais que, em muitas empresas, os dois setores tenham uma atuação conjunta, as funções realizadas por cada um são diferentes.

O setor de Recursos Humanos se responsabiliza por criar um ambiente agradável entre a empresa e os colaboradores, garantindo a motivação e o bem-estar de todos. Além disso, também é responsabilidade do RH promover o desenvolvimento profissional da equipe, através de treinamentos e palestras com determinada frequência.

Já o Departamento pessoal é o setor da empresa que desempenha funções de grande responsabilidade que são indispensáveis ao funcionamento da empresa, envolvendo na rotina a execução e acompanhamento de questões burocráticas relacionadas diretamente ligada aos colaboradores.

Este setor visa garantir que os tramites burocráticos sejam sempre executados de forma correta e segura para ambas as partes, tanto para a empresa, quanto para os colaboradores. Dessa forma, o Departamento Pessoal deve cumprir todas as leis e normas que sejam estabelecidas no sistema trabalhista.

Apenas por essas definições já podemos identificar que as funções de RH e de DP são diferentes, mas complementares. Mais especificamente, as atividades desempenhadas pelo Departamento Pessoal são:

• Admissão: Este é um processo bem habitual, mas que precisa ser tratado de forma assertiva e alinhada, mantendo o objetivo da empresa de ter a pessoa certa no cargo certo. Para que uma nova pessoa faça parte da equipe, é necessário que a documentação esteja completa, que o exame admissional seja realizado e a data de início, definida.
• Rescisão: Com a saída de um colaborador da empresa, o processo de desligamento deve se realizado da forma mais clara e tranquila possível. O aviso prévio deve ser informado e cumprido, assim como o exame demissional. Em seguida, a empresa ainda possui o prazo de 10 dias para a formalização dos documentos pertinentes e a realização do pagamento.
• Controle e planejamento de férias: As férias de todos os colaboradores devem ser planejadas de acordo com os prazos perante a carteira de trabalho. O ideal é que elas sejam programadas, para que haja equilíbrio e antecedência, com o intuito de conciliar as necessidades da empresa e os desejos do colaborador.
• Gestão de benefícios: Os benefícios que as empresas oferecem aos seus colaboradores variam de organização para organização, enquanto alguns são obrigatórios, outros não. Muitas vezes os benefícios concedidos pela empresa são um grande diferencial na contratação.
• Controle de jornada: Tem como objetivo monitorar a jornada de trabalho de cada colaborador, garantido que a jornada seja realizada de forma correta sem abusos ou excessos de horários, cumprindo a legislação trabalhista.

Porque ter um Departamento Pessoal na empresa

O Departamento Pessoal dentro de uma empresa tem como uma das principais funções cuidar das burocracias referentes aos colaboradores, o que é fundamental para evitar problemas com a fiscalização, principalmente nas últimas décadas, considerando que as empresas já não enxergam os colaboradores apenas como recurso, como em alguns modelos de negócio mais tradicionais, e sim como indivíduos.

A partir disso, a demanda de um Departamento Pessoal ágil e eficiente aumentou consideravelmente. Em casos de desligamento de um colaborador, por exemplo, o DP atua na garantia de que todas as normas sejam cumpridas adequadamente, evitando a insatisfação do trabalhador quanto problemas com a legislação vigente.

A interface com outros setores

Quando falamos do Departamento Pessoal de maneira isolada, focamos nas atividades desenvolvidas e funções, no entanto, ao inseri-lo de volta na empresa, é preciso lembrar que existem muitos outros setores e muito mais colaboradores.

Dessa forma é preciso estar conectado com todos os outros setores da empresa, uma comunicação clara e eficiente que comunique e facilite as informações, demandas e dados sobre os colaboradores que deverão ser enviadas ou recebidas. Isso porque, geralmente, o DP envolve informações sigilosas ou urgentes que devem ser tratadas com todas profissionalismo e responsabilidade entre todos os envolvidos.

Principais pontos de atenção na rotina do DP

Como vimos, as rotinas do Departamento Pessoal são amplas, complexas e precisam ser conduzidas com a máxima atenção, por exigirem o cumprimento de normas legais e tributárias que a área trabalhista contempla.

Errar no cálculo de pagamentos ou no recolhimento de encargos sociais e tributações, por exemplo, pode prejudicar diversos trabalhadores e gerar multas consideráveis à empresa. Por isso, é preciso ter alguns cuidados e muita atenção com as atividades do setor, como:

• A conferência da folha de pagamento é essencial pois, como exemplificamos, um simples erro no cálculo pode gerar falhas no recolhimento de encargos, e desencadear em uma oneração da empresa;
• A atenção em relação aos documentos dos colaboradores. O não arquivamento pode trazer problemas futuros caso algum deles seja exigido em algum momento;
• Esteja atento à legislação trabalhista e as possíveis mudanças que possam acontecer. Algumas mudanças podem impactar diretamente na rotina do setor e, a não adaptação à essas exigências pode trazer contratempos à empresa.
• Garanta uma comunicação assertiva em relação às tomadas de decisões relacionadas aos colaboradores;
• Mantenha as rotinas atualizadas e prazos em dia, isso é fundamental para a cadência de ações e obtenção de bons resultados.

Tornar ou implantar um Departamento Pessoal eficiente em uma empresa exige uma análise frequente de todas as necessidades administrativas do negócio. As empresas de grande porte, por exemplo, possuem um DP bem estruturado devido ao grande número de colaboradores, e precisa estar atento e comprometido em organizar e otimizar as relações trabalhistas.

Em empresas menores, sem muitos colaboradores, a terceirização do DP pode ser uma boa opção. Neste caso, é preciso muita atenção para contratar uma empresa que terceirize esse setor, uma vez que a falta de organização pode implicar em problemas e multas para a organização.

Em outras empresas, que optam por não ter um setor interno responsável e nem terceirizar essa função, existe a possibilidade de utilização de softwares de gestão. Essas ferramentas ajudam a organizar documentos, tabelas e controles, além de poder automatizar tarefas, como calendários de pagamentos e relatórios sobre salários, por exemplo.

Dessa maneira, a equipe não fica sobrecarregada com processos operacionais e, consequentemente, tem mais tempo para focar em outras atividades fim para o alcance de objetivos e sucesso do negócio.