Administradoras de condomínios e as mudanças tecnológicas

Administrar um condomínio residencial ou comercial, independente do porte, é um trabalho que vem exigindo cada vez mais profissionalismo e aperfeiçoamento. Diante da evolução do setor imobiliário, que tem apostado no uso de tecnologia para suprir demandas, e da rotina dos condomínios que, muitas vezes, se assemelham à de pequenas empresas, o papel das administradoras tem sofrido transformações. Neste sentido, é importante que não só estas empresas, mas síndicos e demais condôminos estejam atentos à necessidade de adequação da prestação de serviços à nova realidade.
O principal papel de uma administradora de condomínios é oferecer auxílio técnico ao trabalho do síndico. Isto significa disponibilizar uma equipe treinada para a gestão de orçamento, documentos, serviços, pagamentos, cobranças, contratações e desligamentos de funcionários. “As empresas administradoras exercem um papel primordial de auxílio e assessoria na administração de um condomínio. Por serem especializadas, assumem o dever de garantir aos condôminos o cumprimento de diversas obrigações legais, trabalhistas, previdenciárias, fiscais e tributárias, evitando penalidades oriundas de fiscalizações”, esclarece o diretor da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (Abadi), Marcelo Borges, em entrevista à Tribuna.

A relação entre administradoras e síndicos é complementar, sendo que as prestadoras de serviço exercem cargo de confiança destes profissionais. Marcelo explica que ao síndico cabe “o dever legal de prestação de contas de forma transparente e eficaz, exercendo, também, a atribuição de assessorar a administração no cumprimento das normas presentes nos estatutos internos (convenção e regimento) e decisões de assembleias”.

Os desafios impostos pelo novo mercado

O cenário atual apresenta novos desafios ao trabalho das administradoras. Neste mês de julho, o sistema de escrituração digital de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas (e-Social) tornou-se obrigatório para os condomínios. O projeto unifica o envio das informações emitidas à Receita Federal, Caixa Econômica Federal, ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e INSS sobre a folha de pagamento em uma única plataforma.

“Essa nova obrigação tem gerado um grande impacto nas operações internas das empresas, pois a responsabilidade é muito grande em razão das pesadas multas”, enfatiza o diretor da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (Abadi), Marcelo Borges. As cobranças podem chegar a R$181.284,63, dependendo da irregularidade constatada.

“Estamos no início da implantação do e-Social, portanto, é prematura uma análise dos seus efeitos. Todavia, os objetivos, caso bem ajustados pelas entidades envolvidas, poderão ser positivos”, avalia Marcelo. “As administradoras estão investindo em tecnologia, treinamento e aperfeiçoamento de suas rotinas internas para que tudo ocorra de forma tempestiva e qualitativa.”

Além da obrigatoriedade do e-Social, tem sido cada vez mais comum a adoção de novas tecnologias que oferecem mais comodidade e segurança aos condomínios. Há alternativas que vão desde o uso de biometria e softwares de controle de acesso até a portaria remota, que disponibiliza uma equipe de funcionários que controla à distância quem entra e sai dos edifícios.

Estes são apenas alguns exemplos de como a tecnologia tem se feito presente na rotina dos condomínios e, assim, exigido a atualização das formas de trabalho das administradoras. “Investir em tecnologia é uma demanda do mercado atual. Um exemplo disso são os aplicativos próprios de administradoras que garantem facilidades para os síndicos e os condôminos. Além disso, há muitas empresas investindo em produtos de alta tecnologia para o segmento imobiliário e, dessa forma, rotinas manuais têm se transformado em processos informatizados, mais rápidos e seguros.”
Empresas devem participar da concepção dos projetos

Há quem defenda que o novo cenário exige que o papel das administradoras vá além da rotina administrativa, e que estas empresas deveriam participar da criação do projeto do condomínio a fim de antecipar soluções para possíveis problemas, como questões de acessibilidade, segurança e sustentabilidade, por exemplo.

“A vida em condomínio é uma realidade relativamente recente nas cidades brasileiras. Esse tipo sofisticado de moradia continua sendo um grande aprendizado tanto para quem os habita como para quem os administra, incorpora, constrói, compra ou vende”, analisa o vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Sindicato da Habitação de São Paulo (Secovi-SP), Hubert Gebara. “Como um elo do mercado imobiliário, as administradoras formaram expertise em razão da convivência com o dia a dia dos condomínios e puderam, ao longo do tempo, observar de perto como essas comunidades funcionam.”

Diante desta avaliação, ele acredita que a presença das administradoras na concepção dos projetos seria benéfica. “A participação pode contribuir muito para evitar interferências que vão onerar o custo final da obra e provocar aqueles ajustes que ficam difíceis de introduzir depois de instalado o condomínio.”

O diretor da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (Abadi), Marcelo Borges, concorda. “Também consideramos conveniente a participação das administradoras no momento de concepção de um condomínio, pois a experiência no trato do cotidiano da vida condominial poderá nutrir as incorporadoras e construtoras com informações que poderão facilitar na harmonia e no equilíbrio quando do uso das áreas comuns e unidades autônomas, principalmente nos empreendimentos com áreas complexas e multiplicidade de serviços.”

Evento discute novas formas de gestão

As novas atribuições das administradoras e as demandas que o mercado atual apresentam a estas empresas serão tema da 14ª edição do Encontro Nacional das Administradoras de Condomínios (Enacon), que acontece nos dias 7 e 8 de novembro na sede do Sindicato da Habitação de São Paulo. “Vamos procurar entender e nos atualizar sobre novas formas de gestão, utilizando as novas tecnologias para alcançar o resultado desejado. Lidar com este segmento requer conhecimento e competência específica, que devem ser desenvolvidos e aperfeiçoados”, afirma o vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP, Hubert Gebara.

O evento é destinado a empresários e profissionais do setor de administradoras de condomínios. “A proposta é agregar conhecimento e proporcionar networking qualificado em um ambiente favorável para novos e produtivos negócios. O Enacon contará com palestras sobre temas importantes para o exercício da atividade de administração imobiliária e de condomínios, trazendo abordagens e soluções inovadoras para a melhoria da gestão das empresas”, informou a assessoria. Outras informações estão disponíveis no site www.enaconsecovi.com.br <http://www.enaconsecovi.com.br> .

Como escolher a administradora para os condomínios

Os condôminos que optarem por contratar uma administradora pela primeira vez deverão convocar assembleia para discutirem o assunto. A escolha deve ser feita após muita pesquisa, conforme orientação do diretor da Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis (Abadi), Marcelo Borges. “Faça uma consulta com outros condomínios e procure por indicação. É necessário conhecer a estrutura da administradora, portanto, visite suas instalações. Além disso, faça uma pesquisa de mercado e desconfie de taxas muito baixas”, alerta. “Veja se a administradora possui a certificação do Programa de Autorregulamentação da Atividade de Administração Condominial (Procondo), que é quem atesta a qualidade dos serviços prestados pelas administradoras de condomínio, bem como se a mesma é filiada à Abadi, entidade que fiscaliza o cumprimento dos padrões éticos no exercício de tão relevante atividade.”

Como as administradoras exercem “cargo de confiança” do síndico, é comum que o profissional recém-eleito possa querer mudar de empresa. No entanto, isto deve ser feito mediante assembleia com os demais moradores.