Como fazer o fluxo de caixa de sua empresa

 Mais um ano se findou e, certamente, você já tem pronta uma lista de promessas ou resoluções para 2018: começar uma dieta, fazer mais exercícios físicos, passar mais tempo com a família, estudar e/ou ler mais e tantas outras. No mundo corporativo não é diferente. Sempre temos anseios em relação à empresa, que esperamos concretizar no ano novo. Caso uma das suas resoluções seja organizar as finanças, uma alternativa é começar realizando um fluxo de caixa.

Esse instrumento de planejamento financeiro consolida as entradas e saídas e projeta a disponibilidade ou necessidade financeira da empresa (saldo de caixa) para os próximos períodos. O ideal é projetar para um intervalo de quatro meses, no mínimo, mas nada impede que o ciclo seja maior. O fluxo de caixa contribui para a tomada de decisões, pois é a partir dele que se monitora a saúde financeira do empreendimento e se pode planejar o futuro imediato.

Ficou interessado, mas não sabe como fazer? Algumas dicas úteis são:

• Defina um horário para se dedicar ao fluxo de caixa

O fluxo de caixa deve ser feito diariamente e, se possível, nas primeiras horas do dia. Defina um tempo para se dedicar exclusivamente a isso. No início, a tarefa demandará um prazo maior, mas, na medida em que você se familiariza com a ferramenta, o tempo gasto tende a diminuir.

• Tenha todos os comprovantes de pagamento e recebimento

Adquira o hábito de solicitar comprovantes de pagamento e emitir comprovantes de recebimento, pois eles garantem a confiabilidade das informações registradas no fluxo de caixa. É importante definir o valor que se pretende destinar ao pró-labore (dinheiro que o empresário retira da empresa para pagamento das despesas pessoais), que também deve ser considerado parte dos pagamentos da empresa.

• Organize as informações

Mantenha os documentos (comprovantes de recebimento, pagamento e extratos) arquivados em pastas – uma para valores a receber e a pagar e outra para contas pagas e recebidas. Há diversos modelos no mercado. Para as contas a pagar, recomenda-se a pasta sanfonada, com datas; já para as contas pagas, pode-se usar um envelope ou uma pasta AZ.

• Utilize extratos bancários e da operadora de cartão de crédito

Adquira o hábito de todos os dias consultar e gerar extratos da conta corrente e da operadora do cartão de crédito. Utilize a internet a seu favor – os bancos disponibilizam informações online. Dessa forma, os custos dos extratos já estarão incluídos na sua tarifa de manutenção de conta.

•  Faça levantamento das disponibilidades

Levante quanto há disponível em espécie no caixa da empresa e quanto há na conta corrente. Não considere o limite do cheque especial! 

• Faça o registro de todas as informações

Preencha as entradas com todos os valores a receber, inclusive relativos a vendas realizadas no cartão de crédito, e as saídas com todos os valores a pagar. Importante: faça uma previsão das despesas cujos comprovantes ainda não chegaram (água, luz, salário etc.). Seu parâmetro deve ser a média paga pela empresa. Quando o comprovante chegar, basta fazer a alteração, se for o caso. No registro diário, devem ser consideradas as informações que constam no extrato bancário e no extrato da operadora de cartão de crédito/débito.

• Confira diariamente o saldo do fluxo de caixa

O saldo final do fluxo de caixa deve ser conferido todos os dias. O valor resultante que constar no relatório deve ser igual ao somatório do que a empresa tem disponível em espécie e na conta corrente. Caso verifique algo diferente, é necessário conferir até encontrar a alteração.

• Mantenha o controle atualizado

Evite deixar para fazer o fluxo uma vez por semana. Lembre-se de que todos os dias há entrada e saída de recursos na empresa. É preciso saber o que está acontecendo com o dinheiro hoje e também no período projetado.

• Utilize o fluxo de caixa como suporte para tomada de decisões

O fluxo fornece uma série de informações que ajudam na tomada de decisões. Um exemplo é o saldo da empresa em uma data futura, o que pode permitir a negociação das datas de pagamento com fornecedores. Outro, o controle dos clientes que não realizaram pagamento nas datas acordadas, permitindo iniciar o processo de cobrança, se necessário.

• Comece a fazer o quanto antes e não sofra com o passado

Não há necessidade de esperar virar o mês para começar o fluxo, é possível iniciá-lo a qualquer momento. E não é preciso se preocupar com os meses anteriores.

E então, que tal começar 2018 de forma diferente?