Um dos maiores desafios nas organizações é garantir que o seu capital intelectual, ou seja, todo o conhecimento, informações e práticas que envolvem pessoas e processos, sejam preservadas e modificadas de forma a minimizar os impactos negativos que as mudanças podem ocasionar nas empresas.
É comum ter aquele funcionário que só de falar em sair de férias causa insegurança em toda a equipe (inclusive nos donos) pois só aquela determinada pessoa consegue executar algumas funções, e mesmo preparando alguém para cobrir sua ausência, não consegue executar plenamente todas as atividades que deveriam ser realizadas.
Outras vezes, em tarefas como operação e manutenção de máquinas, por exemplo, temos aquela pessoa que está na empresa há 15, 20 anos… que só de ouvir o barulho de uma máquina sabe identificar se ela está com algum defeito e corrigi-lo. Até que um dia essa pessoa precisa se aposentar e ninguém mais além dela consegue diagnosticar e reparar um problema de forma tão eficiente.
Alguns métodos podem ajudar na análise e entendimento do negócio e seus processos, para que a partir disso seja possível avançar na estruturação dos modelos de gestão do conhecimento. Existem diversas opções de metodologias para apoio neste levantamento inicial, como a análise SWOT e o SIPOC, por exemplo. É importante identificar a melhor forma de realizar o mapeamento dos processos (entender quais os fluxos das informações dentro de um determinado processo e suas interfaces), o mapeamento de procedimentos (formalizar o passo a passo de uma determinada atividade), a realização de cadastro dos dados em sistemas de informação (garantindo histórico e confiabilidade) assim como a aplicação de treinamentos sobre os mais diversos temas (desde regras de conduta na empresa até informações legais e normas sobre determinadas atividades, por exemplo).
Para que a sabedoria e experiência das pessoas dentro das organizações possa ser replicada, disseminada e melhorada é preciso identificar ferramentas que apoiem o gerenciamento destas informações, que envolve inclusive a definição de métodos, tecnologias e sistemas. Durante a escolha da ferramenta, é muito importante observar algumas características fundamentais, são elas a transparência, a colaboração, a integração com outros sistemas e a segurança da informação.
Uma vez identificada, mapeada e implementada a gestão do conhecimento, chegaremos à etapa mais desafiadora para o sucesso do processo, que é a manutenção e atualização das informações. Como sabemos, estamos inseridos num contexto de mudanças constantes, onde a necessidade de adaptações e a busca por melhorias são fatores essenciais para o alcance dos objetivos e resultados. Mas como manter toda essa teia de informações atualizadas constantemente sem burocratizar excessivamente o processo e sem penalizar a produtividade da organização? Muitas vezes cria-se um manual, uma cartilha, divulga-se algo esperando que com isso o conhecimento seja disseminado, frequentemente sem sucesso.
O psiquiatra norte-americano William Glasser, publicou a teoria da “Pirâmide de Aprendizagem”, um estudo que trouxe uma mudança no paradigma do ensino ilustrada pela representação gráfica de uma pirâmide, em que é possível identificar a conclusão de que: apenas 10% do conteúdo é aprendido quando lemos; 20% do conteúdo é assimilado quando escutamos; 30% é aprendido quando assistimos/observamos algo; 50% é assimilado quando combinamos escuta e observação; 70% é aprendido quando discutimos, conversamos, perguntamos e debatemos o tema e 95% do conhecimento é aprendido quando temos que ensinar alguém, explicando, resumindo, definindo e estruturando o conhecimento.
É preciso encontrar caminhos para que a aprendizagem e a disseminação do conhecimento aconteçam de forma fluida e constante, dando abertura para troca de ideias e busca por novas soluções em sua aplicação. Existem empresas que utilizam cursos online, jogos de tabuleiro, treinamentos, divulgação de informativos, disponibilização de documentos, e diversas outras formas de abordagem para buscar ampliar o alcance das informações para os mais diversos perfis de público. Quando associadas à práticas de reforço do aprendizado, como em reuniões de curta duração sobre temas específicos, podem trazer informações de forma prática e rápida, com abertura do diálogo entre os participantes que podem ter a oportunidade de contribuir ativamente na busca de soluções e na construção do conhecimento organizacional.
