Você sente que tem muitas tarefas, compromissos e projetos?
Você sempre tem a sensação que poderia entregar mais?
Em algum momento do dia, você se lembrou de algo que deveria ter realizado, mas não fez?
Já marcou duas reuniões no mesmo horário?
Você já chegou no final do dia cansado, mas não sabia exatamente o que tinha concluído ao longo da sua jornada de trabalho?
Se respondeu que sim para uma dessas perguntas, é sinal que precisa rever sua Gestão do Tempo e Produtividade!
Quando falamos de profissionais de alta performance, qual o exemplo que vem na sua cabeça?
Profissionais com alto índice de desempenho, como Pelé, Oprah Winfrey, Barack Obama ou Silvio Santos possuem 24 horas no dia, assim como eu e você! E o que será que os mesmos fazem para conseguir ter um alto desempenho? A resposta é Gestão do Tempo!
Para começarmos a falar sobre Gestão do Tempo, precisamos ter em mente que o que não é visto, não é lembrado! Por esse motivo: COLETE! Mas coletar o que? Colete tudo o que você não pode esquecer: notas de reuniões, ideias, coisas que precisa comprar, devolver, consertar, contas a pagar, entre outros. Tire da sua mente e passe para o papel! Isso vai aumentar sua produtividade.
Mas não pense que é só escrever o que vem na sua mente, existem algumas estratégias que você pode utilizar para coletar essas informações da melhor maneira possível para que essa tarefa não seja esquecida depois. Veja abaixo algumas dicas:
- Colete o quem, quando e onde;
- Comece SEMPRE com verbo. Ex: “Livro” x “Comprar livro XYZ”;
- Colete detalhes e nomes para você não se esquecer depois. Ex: “Ver hotel” x “Falar com o João sobre as opções de hotel em Juiz de Fora para o feriado do Carnaval”;
- Executou? Agora colete o próximo passo! Ex: “Pesquisar cursos de inglês perto de casa” > “Fazer matrícula no curso de inglês XYZ”;
Mas é importante destacar que se uma tarefa que você precisa executar leva menos de 2 minutos, não colete e sim execute na hora!
E onde armazenar as coletas? Antes de mais nada, existe uma diferença entre tarefa e compromisso e várias formas e ferramentas para fazer um armazenamento correto dessas informações.
As tarefas são as suas demandas, que precisam ser realizadas não importa o lugar, o horário ou o meio, como ir ao mercado, desempenhar uma atividade no trabalho, limpar a casa, entre outros. E para essas podemos utilizar ferramentas, tais como: caderno, bloco de anotações ou aplicativos, sendo esses: todoist, microsoft To-Do e Google Tarefas.
Já compromissos têm data e hora marcadas, e geralmente envolvem outras pessoas, como consultas médicas, reuniões e eventos. E para esses podemos utilizar o calendário, seja ele físico ou online, por exemplo, o Google Agenda.
Mas como priorizar as tarefas, compromissos e projetos? Grande parte dos brasileiros possuem dificuldade em definir quais são as prioridades das suas demandas, não completando assim, as mesmas ao final do dia.
Ser ocupado, não é ser produtivo! Muitos trabalhadores ficam sobrecarregados e “apagando incêndios” ao longo da sua jornada, não sendo realmente produtivos. E para conseguirmos priorizar melhor nossas atividades e tarefas, é importante entender a diferença entre importante e urgente. Importante são aquelas demandas que contribuem para objetivos de longo prazo, já o urgente são aquelas que requerem uma atenção imediata.
Além disso, para fazer uma boa Gestão do Tempo é necessário ter foco! Mas como ter foco, se sou interrompido várias vezes ao longo do dia? Fique tranquilo, isso não acontece somente com você, muitos trabalhadores se distraem enquanto trabalham.
Quando falamos “Não temos tempo” é mentira. É tudo uma questão de priorização. Precisamos gastar o mínimo de tempo possível com as atividades que não nos trazem produtividade e reduzir o tempo pensando o que fazer de uma tarefa para outra.
Para isso, podemos criar “blocos de tempo” na nossa agenda, definindo a sequência das atividades e transformando as tarefas em compromissos. Ao fazer isso, conseguimos reduzir o índice de interrupções e distrações, suas prioridades ficam visíveis, você consegue adquirir uma sensação de ordem, organização e respeito ao seu tempo, gerando maior facilidade para agendar as reuniões e flexibilidade no seu dia a dia.
E uma ótima técnica para evitar interrupções e distrações é a técnica denominada técnica pomodoro que tem esse nome, pois o seu idealizador (Francesco Cirillo) usava um cronômetro de cozinha em formato de tomate para marcar o tempo. E como eu faço para utilizar essa técnica? Através de um cronômetro, você marca 25 minutos para ficar focado no trabalho e sem interrupções, seguido de 5 minutos de descanso ou lazer. A cada 4 ciclos de Pomodoros, você tem o direito a 15 ou 20 minutos de descanso, em vez de apenas 5.
O objetivo de realizar uma boa Gestão do Tempo além de alavancar o seu desempenho e produtividade, é também, equilibrar a vida pessoal e profissional. Nossa energia física e mental, alimentação, sono, estudos, segurança emocional e financeira, família, amigos e lazer influenciam diretamente na nossa produtividade e se não soubermos manter um equilíbrio entre essas variáveis no final do dia sua performance pode ser afetada.
Para finalizar segue abaixo os nomes de alguns livros sobre Gestão do Tempo que indicamos e vale a pena a leitura:
A Tríade Do Tempo – Livro por Christian Barbosa
A Única Coisa – Livro por Gary W. Keller
O Poder do Hábito – Livro por Charles Duhigg
A técnica Pomodoro: O sistema de gerenciamento de tempo que transformou o modo como trabalhamos – Livro por Francesco Cirillo
Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes – Livro por Stephen Covey
