Entender a organização de uma empresa através de seus processos é sempre um desafio. O primeiro passo é entender que embora estejamos acostumados com uma divisão por departamentos e setores, o que de fato agrega eficiência às empresas são processos bem definidos, realizados e geridos.
Visão tradicional X Visão por processos
Em uma abordagem mais tradicional, as atividades e as tarefas realizadas na empresa são subdivididas em departamentos de acordo com as especialidades de cada área, o que limita a percepção do processo pelos colaboradores ao seu próprio campo de atuação.
Também conhecida como Gestão por Função, essa visão vertical da empresa, onde nada além da função de cada área é considerada como processo, dificulta a troca de informações e a colaboração entre profissionais de diferentes setores que estão envolvidos em um mesmo processo, tendo em vista que o foco do desempenho e das metas está nas atividades fragmentadas contribuindo para uma estrutura hierárquica mais rígida, com tomadas de decisão centralizadas na liderança, além de um ambiente de maior competição entre os departamentos.
Diferente desta visão, a Gestão por Processos permite um entendimento mais sistêmico da organização onde setores e colaboradores de diferentes áreas interagem em prol da correta realização da atividade desde seu início até sua conclusão, trazendo uma abordagem horizontal da empresa.
Neste modelo priorizamos o processo em sua totalidade, com seus fluxos, etapas, entradas e saídas importantes em cada área envolvida no caminho, deixando claro o quanto a fluidez desta relação é crucial para se chegar ao resultado esperado pelo cliente.
Foco no que é crítico
Um exemplo prático é pensarmos o processo completo de logística de uma empresa que abrange desde a estocagem e a separação de produtos com base nos pedidos, conferência e montagem de cargas, emissão de Notas Fiscais, carregamento e entrega no destino final, onde diversos departamentos atuam em etapas específicas, fundamentais para a sua realização.
Na Gestão tradicional o comum neste exemplo seriam departamentos como Comercial, Expedição e Transporte estarem preocupados exclusivamente com suas atividades, procedimentos internos, metas e resultados de forma isolada, dificultando enxergar todo o restante do processo e seu impacto no resultado final, quando na verdade é a eficiência de toda a cadeia que tornará o resultado deste processo logístico melhor ou pior. Para isso, um olhar horizontal, enxergando o processo em seu início, meio e fim além das fronteiras de cada departamento torna-se fundamental e é isso que a Gestão por Processos nos permite.
Ambiente colaborativo
Despertar nos diferentes profissionais que estarão envolvidos em cada etapa, a importância da sua atividade para o todo, a forma e o prazo correto da entrega para a próxima etapa, faz com que exista um foco maior no entregável final do processo e menos nas necessidades de cada departamento, havendo ainda um ambiente propício à troca de informações sem a presença indispensável da liderança o que agiliza a solução de problemas e as tomadas de decisão.
Neste sentido, atualmente vemos com frequência a opção por espaços de trabalho mais abertos, com estações de trabalho que incentivam a troca de informações entre áreas que em outros tempos estariam isoladas entre paredes e plaquinhas nas portas.
Como implantar uma gestão mais ágil?
Como podemos ver são muitas as vantagens. As mudanças vão desde a redistribuição das pessoas e outros recursos ao longo do processo, surgindo novas alternativas quanto à forma de avaliar, remunerar e gerir os colaboradores, tornando a função do gestor do processo cada vez mais presente, mudando o paradigma em que o chefe de setor é aquele que possui o conhecimento técnico do assunto e determina o procedimento correto.
As empresas que melhor se adaptarem a esse meio de organização estarão mais preparadas para os novos desafios do mercado, pois criam condições de transformar sua gestão a um nível de eficiência elevado, dinâmico e capaz de responder rapidamente às mudanças.
