As conciliações bancárias são procedimentos fundamentais para o controle e gestão financeira de qualquer empresa, seja ela de médio, grande ou pequeno porte. Essa ação consiste na comparação dos controles financeiros internos da empresa com as movimentações efetivamente realizadas nos bancos no mesmo período de apuração. Desse modo, é possível comparar todas as entradas, saídas esperadas e efetivadas, detectar possíveis divergências e corrigi-las.
Ou seja, é a partir da conciliação bancária que se confirma se houve ou não o crédito esperado no contas a receber, assim como, se ocorreu o débito das despesas no contas a pagar.
Com as conciliações bancárias é possível verificar, por exemplo, em relação às receitas do contas a receber, quais boletos bancários emitidos foram pagos pelos clientes, validar as entradas de transferências, pix e se os cheques depositados foram, ou não, compensados.
Qual a diferença entre Conciliação Bancária e Fluxo de Caixa?
É muito comum ocorrerem dúvidas em relação a esses dois conceitos, mas de maneira simplificada, podemos definir o fluxo de caixa como o lançamento interno de todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa. É onde são lançadas todas as movimentações dos valores recebidos e pagos pela empresa.
O fluxo de caixa pode ser feito diariamente e de forma projetada para períodos à frente. Essa projeção do fluxo de caixa permite uma visão futura das receitas e despesas. Ele é construído com base no saldo inicial das contas, adicionando ao cálculo as receitas e subtraindo as despesas esperadas para o período que se deseja avaliar. Desse modo, é possível ter ideia do quadro financeiro da empresa em tal período.
A conciliação bancária é um processo bem mais analítico e que vai além do fluxo de caixa. Ela verifica se tudo que foi lançado no controle interno está realmente correto, se faltou realizar algum pagamento, se determinado cliente realmente pagou na data agendada ou ainda, se algum lançamento que aparece no extrato bancário também se encontra no controle interno ou pode ter sido lançado de maneira equivocada.
Com uma conciliação bancária bem feita, é possível ter sempre em mãos o saldo real disponível, confiança nas informações, facilidade na hora de calcular projeções e possibilitar planejamentos mais realistas e eficientes. Fazendo dessa ação uma rotina interna à empresa, também é possível descobrir muito mais facilmente, fraudes internas ou externas, por exemplo, além de saber exatamente quanto se gasta com tarifas bancárias, que muitas vezes são completamente desconsideradas pelos gestores.
A principal função das conciliações
Em resumo, a conciliações bancárias tem como principal objetivo verificar se não há inconsistências de dados no controle financeiro da empresa, confirmando se o saldo real disponível no banco é o mesmo informado no seu registro interno. Com isso, as informações passam a ser precisas e confiáveis.
Como deve ser feita a conciliação bancária?
Cada empresa possui um método para fazer suas conciliações, seja utilizando cadernos ou folhas de anotações – que dependendo da empresa pode ser um fator limitante -, planilhas de excel ou sistemas ERPs (Sistema Integrado de Gestão). Nesse sentido, é importante ressaltar que automatizar esse processo é uma ótima opção, já que, normalmente, os processos serão executados mais rapidamente e menos suscetíveis a erros quando comparados a forma manual.
Além disso, é fato que esses sistemas trazem outras inúmeras funções, como a integração de informações com outras áreas em um único local. Algumas das funcionalidades e vantagens dos ERPs são a qualidade e eficácia dos relatórios, a simplificação de processos, redução de custos, agilidade, informações que interagem e se complementam em tempo real, controle de estoque, gestão integrada dos dados e aumento da produtividade.
Através desses sistemas a conciliação bancária é feita de maneira mais automatizada pela importação de arquivos extraídos diretamente do site do banco.
Mas, seja qual for o método utilizado, a ideia principal é a mesma: comparar o extrato bancário com o que se tem lançado internamente no controle financeiro da empresa. É verificar se o saldo bancário do controle interno, os lançamentos e suas datas são idênticos ao extrato do banco.
O passo a passo da conciliação bancária
- Lançamento diário das movimentações financeiras: O financeiro deve controlar diariamente todas as movimentações de entradas e saídas de todas as contas bancárias da empresa: tarifas bancárias, pagamentos de fornecedores, recebimentos de clientes, pagamento de empréstimos do banco, pagamento de salários dos funcionários, impostos, etc.
- Verificação do saldo no extrato bancário de todas as contas: Também é preciso conferir se os saldos inicial e final do controle interno são os mesmos dos saldos do extrato bancário.
- Conferência detalhada dos lançamentos: Verificar se todos os lançamentos do extrato bancário estão sendo feitos na data e com os valores corretos no controle financeiro da empresa.
- Corrigir lançamentos se houver divergências: Qualquer divergência encontrada precisa ser revista e tratada de imediato. Todos os lançamentos precisam estar iguais ao do extrato e com o saldo idêntico. Em síntese, o sistema precisa ser um “espelho” do extrato bancário.
Periodicidade de realização
As conciliações bancárias podem ser feitas diariamente, semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. No entanto, o mais indicado é que seja feita diariamente, para não acumular o processamento de informações e para que haja facilidade de encontrar alguma divergência, e, caso seja encontrada, possa ser resolvida de maneira mais rápida.
Em um primeiro momento esse processo pode parecer chato, trabalhoso e desnecessário, e por isso, muitos empresários optam por não ter esse controle. No entanto, podemos entender esse pensamento como uma real falta de conhecimento do quão importante é essa ferramenta para a saúde financeira das empresas. Ela “amarra” todas as pontas e evita prejuízos e/ou falhas de informações. Esse tipo de avaliação trás muito mais segurança, confiabilidade e assertividade para as organizações.
Em resumo, a conciliação bancária é um controle importantíssimo para a confiabilidade dos dados, controle mais efetivo das movimentações financeiras, garantir um saldo bancário confiável, identificação de fraudes, possibilita melhorar o planejamento orçamentário (planejar receitas, despesas, custos e investimentos) e a previsão de fluxo de caixa, além de uma tomada de decisão mais assertivas dos gestores.
Essa ação faz parte das rotinas das terceirizações financeiras do Grupo Larch. Com ela, podemos ter mais confiabilidade nos relatórios extraídos, ter maior previsibilidade do fluxo de caixa e poder auxiliar com muito mais assertividade as tomadas de decisão dos nossos parceiros.
