Um dos pontos mais importantes em uma gestão eficiente é a gestão de custos, pois muitas vezes esse pode ser um divisor de mercado entre uma empresa competitiva e uma empresa deficitária.
Primeiro é preciso entender que, para termos uma boa gestão de custos, é necessário ter alguns conceitos básicos claros, que em muitos casos são facilmente confundidos e atrapalham uma boa gestão de custos ao longo do tempo.
Despesas, Custos, o que são Fixos ou Variáveis, os Diretos e Indiretos, e como você pode trabalhar para ter essa informação de maneira adequada e segura para a tomada de decisões, são exemplos de conceitos que precisamos saber para ter uma boa gestão de custos. Vamos entendê-los?
Despesas x Custos
As despesas de uma empresa são os gastos que não estão diretamente relacionados ao produto ou serviço final da organização, são as os gastos que não geram valor direto para o produto ou serviço;
Alguns exemplos de despesas são as despesas administrativas em geral, como aluguel do escritório, taxas bancárias, sistemas e internet.
Já os custos são os gastos que estão diretamente correlacionados ao seu produto final ou sua prestação de serviço, sem eles você não conseguirá ter o seu produto para venda.
São exemplos de custo: a mão-de-obra da produção, matéria prima, embalagens, manutenção, e outros.
Cabe ressaltar que para cada segmento ou empresa podem e vão existir custos e despesas diferentes. Inclusive, tendo tipos de gastos que serão considerados custo para uma organização e despesas para outras. Por isso é importante não tentar definir uma alocação única para um tipo de gastos, mas sim analisar a aplicabilidade dos conceitos acima, e aí sim, será possível ter uma dimensão real dos seus custos.
Quando falamos de tipos de custos ou despesas podemos dividi-las de duas formas, as fixas e as variáveis, e aqui acontece um outro grande engano por conta do nome que se dá a essa separação.
Fixos x Variáveis
Quando falamos que o custo ou a despesa é fixa nada tem a ver com o valor delas, mas sim com a frequência e o fato gerador dessa obrigação. Portanto para um melhor entendimento podemos definir que as despesas ou custos fixos são aquelas que ocorrem independentemente se tivermos produção ou vendas no período, como gastos com salários ou aluguel.
No período de pandemia esses tipos de gastos ficaram muito evidentes, pois vários estabelecimentos tiveram que ficar fechados por um longo período, sem conseguir vender ou produzir, mas ainda assim incorreram esses gastos, e quem tinha um entendimento mais claro sobre isso conseguiu se planejar melhor nesse momento.
Temos como exemplos de custos fixos os salários, encargos de folha, energia elétrica para produção, aluguel do setor produtivo, dentre outros.
Já como despesas fixas podemos listar contas de telefone e internet, mensalidade de sistemas, aluguel do escritório, tarifas de manutenção de conta, por exemplo.
Quando falamos de custos ou despesas variáveis, estamos falando daquelas que ocorrem apenas quando temos produção ou venda no período.
Alguns custos variáveis que são fáceis de identificar são gastos com matéria prima, embalagens, horas extras de funcionários, energia consumida na produção.
Já as despesas variáveis mais comuns são despesas de comissões de vendas, gastos com combustíveis e viagens, e até mesmo os impostos pagos são considerados despesas variáveis do seu negócio.
No mesmo exemplo de pandemia em que o estabelecimento ficou fechado durante um período foi possível identificar que vários desses gastos não foram necessários ou reduziram drasticamente no período.
Custos Diretos e Indiretos
Outro ponto importante é sabermos identificar os custos diretos e indiretos para conseguir chegar no custo real do produto ou serviço.
Custos diretos são aqueles são fáceis de identificar diretamente quanto foi gasto por unidade produzida ou vendida. Um exemplo é o consumo de matéria prima para produção ou o número de horas gastas para uma produção.
Já os custos indiretos são mais difíceis de mensurar diretamente com a mesma regra, sendo necessário uma forma de alocar esses custos corretamente. Um exemplo mais clássico de custo indireto é o que se gasta com energia elétrica, onde não conseguimos determinar facilmente quanto de energia foi gasta para a produção daquele item, pois além do consumo da máquina de produção, existe o consumo da iluminação do prédio, o consumo dos equipamentos eletrônicos em geral da produção, entre outros.
Por isso é necessário estabelecer uma forma de distribuição e alocação desse custo indireto no preço do produto final. A forma mais usual é dividir o custo total de energia elétrica pelo volume de itens produzidos no período.
Tendo em mãos esses conceitos claros você será capaz de identificar e determinar melhor os custos e despesas do seu negócio e conseguir ter uma gestão de custos mais eficiente.
Com esses dados bem trabalhados, você também será capaz de ter um melhor planejamento orçamentário, identificar melhor suas margens de contribuição, margem bruta e margem líquida além de conseguir identificar qual é seu ponto de equilíbrio do seu negócio.
