O que é fluxo de caixa
É comum que os esforços das empresas estejam direcionados a realizar boas vendas, negociar bons preços com os fornecedores e encontrar boas oportunidades para se destacar entre os concorrentes, porém, sem liquidez de recursos, o êxito desses esforços estará à mercê do mercado.
Tão ruim quanto atrasar uma conta é perder uma oportunidade por falta de planejamento. A quantidade de informações gerada na empresa, a intensidade da rotina, as demandas dos clientes, e inúmeros outros motivos, são fatores que, mal geridos, podem dificultar o controle financeiro da entidade.
É neste contexto que a gestão do fluxo de caixa é capaz de colocar a casa em ordem.
Pode-se definir fluxo de caixa como o controle de toda movimentação financeira ocorrida em determinado período. Ou seja, é o registro gerado por toda entrada e saída de recursos no momento do seu recebimento ou desembolso.
Além de facilitar o controle das contas a pagar e títulos a receber, uma boa gestão de fluxo de caixa auxilia em momentos adversos e propicia o planejamento de curto e médio prazo.
Funcionalidades do fluxo de caixa
Contudo, apenas anotar toda essa entrada e saída de dinheiro não é o suficiente. Há inúmeras formas de trabalhar as informações geradas pelas movimentações financeiras. Podemos qualificar essas informações em três níveis: Controle, Segurança e Estratégia.
O fluxo de caixa é uma ferramenta valiosa no controle diário das contas a pagar e receber. Por base, o objetivo desse controle é encontrar o saldo gerado no confronto entre os recebimentos e pagamentos. Este saldo pode ser projetado para uma data futura e, desta forma, servir de parâmetro para concluir se a empresa terá dinheiro para pagar suas contas no curto prazo.
Afim de buscar segurança frente aos imprevistos, é uma prática muito saudável reservar parte da geração de caixa para os momentos difíceis. Ou seja, através do controle das entradas e saídas é possível projetar o montante necessário para se proteger perante as crises.
Por fim, uma empresa que pretende iniciar um projeto de expansão, por exemplo, consegue estimar quanto tempo será capaz de aguentar até que o investimento dê retorno. Com a estratégia traçada, os gestores saberão quanto de caixa é necessário ter até o cumprimento do objetivo.
Portanto, acompanhar o fluxo de caixa viabiliza uma gestão sustentável e minimiza a necessidade de recorrer a capital de terceiros. A consequência disso é uma despesa financeira controlada tornando diminuta a chance de aumentar o endividamento de forma danosa.
Perspectivas do Fluxo de caixa
Como é sabido, as movimentações financeiras geram informações importantes ao gestor. Estas informações, muito úteis no curto prazo, também são valiosas na hora de montar o planejamento pensando no futuro e também para refletir sobre ineficiências ocorridas no passado.
As movimentações passadas, chamada de fluxo de caixa realizado, ajudam a entender o comportamento dos recursos ao longo do tempo. E, por outro lado, o fluxo de caixa projetado ajudam no planejamento futuro.
Fluxo de caixa Realizado
Controlar o que foi gasto é importante para entender o momento atual. O fluxo de caixa realizado levanta o resultado histórico entre as receitas e despesas e, desta forma, é possível identificar determinados movimentos como, por exemplo, períodos que ocorrem mais vendas ou se, realmente, o faturamento está se convertendo em recebimentos.
Analisar o fluxo de caixa realizado também auxilia na projeção dos recebimentos e de despesas. No momento de elaborar um plano orçamentário o fluxo de caixa realizado tem grande valor, pois a ferramenta servirá de base na projeção dos recebimentos e de despesas ao longo do período projetado.
Não há um período estipulado para análise. Entre o acompanhamento diário e a análise anual, o mais importante é ter claro o objetivo da consulta.
Fluxo de caixa projetado
O fluxo de caixa projetado é composto por despesas recorrentes e por compras que já ocorreram e não foram pagas, mas se tem ciência da data de vencimento do título. Geralmente usada para uma projeção de curto prazo, de acordo com a realidade da empresa, é uma forma de garantir se há recurso para quitar determinada despesa.
O mesmo se aplica quando, por exemplo, surge a oportunidade de comprar matéria prima em grande volume a um bom preço. É possível orçar esse movimento utilizando um fluxo de caixa projetado, e desta forma, verificar se a empresa terá recursos parar adquirir a matéria prima e honrar todos compromissos sem precisar recorrer a terceiros.
A partir dos imputes gerados pelo fluxo de caixa projetado é possível se mobilizar para manter o caixa saudável sem necessidade de gerar despesas financeiras.
Métodos de gerir o fluxo de caixa
Existem diferentes formas de gerar um relatório de fluxo de caixa. Quanto mais detalhado o relatório, maiores são as possibilidades de trabalhar a informação. A montagem do relatório de levar em conta a capacidade do financeiro em gerar informações.
Livro caixa
Livro caixa é uma forma de controle das entradas e saídas que, de forma simplificada, exibe a movimentação em formato de extrato. Ao final de cada dia e período estipulado o resultado entre saldo, receitas e despesas é contabilizado.
Este relatório é comum em controles manuais, mas em planilhas e sistemas é possível gerar informações do caixa nesse formato.
Editor de Planilhas
Em um editor de planilhas, como o Excel, LibreOffice e similares, também é possível gerar informações de fluxo de caixa. Essas aplicações se destacam pela flexibilidade no tratamento da informação e, sendo assim, o formato do relatório varia de acordo com a habilidade e criatividade de quem manipula a ferramenta.
Uma forma de aproveitar as vantagens destes programas é classificar a movimentação conforme a sua natureza. Isto significa separar entradas de saídas e, através do pano de contas, agrupá-las conforme a sua importância.
Em relatórios geridos em editores de planilha é possível criar painéis que demonstram, de forma interativa, as informações geradas pelas movimentações financeiras.
Sistemas ERP
Um sistema ERP geralmente entrega as duas opções mencionadas. Sua grande vantagem é a segurança das informações, que não precisam ser manipuladas fora dele, e praticidade, uma vez que os relatórios já foram criados pelo desenvolvedor.
Aplicações do fluxo de caixa
Uma empresa saudável tende a gerar caixa e, através da gestão do fluxo de caixa, é possível apurar quanto sobra ao final de cada período. Distribuir este valor entre os sócios ou investir de forma que a empresa fique sem caixa é uma operação um tanto arriscada.
Havendo geração de caixa, é aconselhável que parte do valor seja reservado em prol da sustentabilidade da empresa.
A seguir, algumas formas de alocar os recursos gerados:
Capital de Giro
Capital de giro são os recursos financeiros necessários para garantir o funcionamento da empresa. Ele é a soma dos recursos disponíveis no caixa da empresa, contas bancárias, contas a receber e qualquer outra obrigação pendente que possa convertida rapidamente em dinheiro.
Através do controle do fluxo de caixa é possível saber o quanto é necessário para pagar as despesas mensais e, desta forma, reservar a quantia necessária para cobrir os gastos. Isto diminui o risco de faltar recursos nos contratempos do cotidiano.
Reserva financeira
Não é apenas um bom planejamento estratégico que irá garantir a saúde financeira da empresa. O mercado oferece inúmeros riscos e oportunidades ao longo do tempo. Estar preparado para tais situações é fundamental. Por isso é importante a empresa montar uma reserva financeira.
Diferente do capital de giro, a reserva financeira serve para cobrir despesas inesperadas que são severamente danosas à saude financeira da empresa. Por mais que se tenha um planejamento financeiro bem feito, os riscos são inúmeros: manutenção inesperada em maquinários, perda considerável de clientes, crises econômicas… enfim, tem que estar preparado para tudo.
Não há uma regra para a constituição da reserva financeira, pois isso varia de acordo com a realidade da empresa. No entanto, é recomendável guardar no mínimo três meses das despesas operacionais. Ou seja, o suficiente para cobrir todos os custos fixos mesmo que a empresa não gere receita nesse período.
Isso não significa que o recurso estará parado em uma conta corrente ou guardado em um cofre, é uma boa estratégia alocá-lo em investimentos de liquidez imediata. Lembrando que, por mais que esse recurso não seja para uso recorrente, ele precisa estar disponível quando necessário.
Pró labore
O pro-labore é o salário fixo repassado periodicamente aos sócios pelos serviços prestados à empresa. Esta pratica é uma boa forma de evitar retiradas esporádicas do caixa. Ignorar a definição deste valor pode ser reflexo da mistura dos valores pessoais com o caixa da empresa.
A definição do pro-labore não significa que esta será a única fonte de renda do sócio com a empresa.
Existem inúmeras formas de definir o valor do pro-labore. O mais importante é entender e considerar as variáveis impostas ao negócio em questão. Um ponto de partida seria, de acordo o trabalho desempenhado pelo sócio, comparar como o mercado remunera o profissional que exerce uma função equivalente.
Análise de risco
Ao longo de sua existência, as empresas estão expostas a inúmeras ameaças e oportunidades que provam diariamente sua eficiência. É um exercício constante dos gestores avaliar cenários potencialmente adversos e adequarem suas ações conforme a nova situação pede.
Fato é que, nem sempre a decisão mais correta é a mais simples de ser percebida. A tomada de decisão deve ser baseada em dados que dão segurança e previsibilidade. Além de identificar a ameaça, é importante averiguar que a empresa será capaz de suportar financeiramente tal adversidade.
Dentre inúmeras situações pode-se imaginar, por exemplo, uma empresa que possui apenas dois equipamentos que dão conta de toda sua produção. É totalmente possível que uma das máquinas parem de funcionar e prejudiquem a produção. Nesse caso, pode-se estimar que parte considerável do faturamento estará comprometido e, portanto, a empresa precisa estar preparada financeiramente para um evento como esse.
Por outro lado, estando a empresa em um ótimo momento e fechando boas vendas, se o caixa não for capaz de suportar inadimplência, o prazo de recebimento e a compra antecipada de insumos, por exemplo, de nada vale o esforço do comercial. Visto que todo o esforço operacional ainda não foi convertido em receita, não haverá caixa suficiente para cobrir as despesas.
Organizar e manter o fluxo de caixa pode ser trabalhoso, mas é recompensador perante o auxílio oferecido à gestão.
