Já parou para pensar em quantas tarefas são executadas e decisões são tomadas no seu dia a dia? Emitir uma nota fiscal de venda, decidir se a compra de mercadorias será à vista ou a prazo, investir em marketing tradicional ou digital, abrir ou não uma nova unidade. São inúmeros os exemplos de tarefas e decisões diárias. As decisões são classificadas em: estratégicas (determinam os objetivos de longo prazo da organização), táticas ou administrativas (transformam os objetivos em planos de ação) e operacionais (determinam como as tarefas essenciais do dia a dia devem ser conduzidas).
É característica dos pequenos negócios as decisões, em todos os níveis, serem tomadas pela mesma pessoa – o empreendedor. Partindo desse pressuposto, o que fazer para que as tarefas cotidianas sejam executadas de forma eficaz e as decisões contribuam para o sucesso do negócio?
Veja cinco passos que vão ajudá-lo nesta tarefa:
- Tenha uma visão sistêmica: um empreendimento é composto por partes interdependentes, em geral identificadas como produção/serviço, mercado, finanças e gestão de pessoas, que visam a um resultado comum. Não há área mais ou menos importante. O setor de gestão de pessoas precisa saber qual a verba destinada à contratação, assim como a produção necessita saber qual a estimativa de vendas da área de marketing. As diversas áreas precisam ter conhecimento do que acontece nas demais, para prestar assessoria, quando necessário, e para que o empreendimento alcance seu objetivo. Cada uma das partes recebe e gera dados que são transformados em informações que servirão de base para a tomada de decisões. Denominamos sistema de informação organizacional o conjunto de informações geradas pela empresa.
- Identifique os processos críticos: são aqueles que são essenciais para que a empresa atinja seus objetivos. Um processo é composto por uma sequência de atividades que devem ser realizadas para se atingir uma meta. Em geral, os principais processos se relacionam aos produtos, clientes e ativos financeiros.
- Avalie e defina como organizar: determine o que será realizado, como e quando. Ordene atividades de forma que tenham início, fim, entradas e saídas claramente definidos. Para montar um sistema de informação que atenda às necessidades da empresa, à cultura organizacional e às habilidades dos colaboradores, é necessário observar e respeitar as especificidades de cada negócio. Organizar é estruturar procedimentos e tarefas, visando otimizar resultados.
- Atenção aos documentos gerados em cada processo, pois representam “inputs” (entradas) ou “outputs” (saídas) de dados. Devem ser corretamente organizados, processados e arquivados. Atenção também aos prazos de arquivamento dos documentos de acordo com o tipo: tributário, trabalhista, contábil, previdenciário, societário/empresarial.
- Defina a tecnologia a ser utilizada no processamento dos dados: de que forma os dados serão processados? Qual ferramenta melhor se adequa às necessidades da empresa, à habilidade da equipe, aos softwares ou às planilhas? Há diversos softwares de gestão no mercado, porém, não desperdice recursos com um sistema que será subutilizado. A ferramenta escolhida deverá contribuir para facilitar o controle, reduzir custos e evitar retrabalho. Caso opte por um software, observe se ele atende especificamente o seu negócio, os relatórios que poderá gerar e o custo-benefício da aquisição. Também é fundamental estar atento à reputação do fornecedor, ao prazo de implantação, aos treinamentos necessários, ao suporte oferecido e à aderência à legislação.
A tomada de decisões perpassa todos os níveis, além da multiplicidade de papéis exercidos pelo gestor do pequeno negócio (empreendedor, líder, empresário, gerente e, muitas vezes, funcionário). É salutar que, enquanto gerente, você sistematize recursos materiais e humanos, criando métodos que melhorem os processos-chave da empresa e implemente uma cultura de melhoria contínua que contribua para minimizar os erros e aumentar a confiabilidade das informações geradas.
Por outro lado, enquanto empreendedor e empresário, é necessário que você tenha uma visão sistêmica da empresa e conhecimento dos ambientes em que ela está inserida. Tenha em mente que faz parte da sua rotina a tomada de decisões que aproximam ou distanciam a empresa de seu objetivo final. Mãos à obra e sucesso!
