Como desenvolver pessoas e processos?

Talvez, o sonho de toda organização, é ter processos bem estabelecidos e pessoas capazes e determinadas a realizarem todas as tarefas diárias que envolvem o processo, certo? Obviamente, chegar em um nível de maturidade organizacional como esse não é um caminho fácil. É por isso que nós, do Grupo Larch, desenvolvemos uma ferramenta que chamamos de Matriz 2Ps que mostra de forma direta e simples, como o desenvolvimento de pessoas e de processos se relacionam: 

• Situação Inviável: Entender a Matriz 2Ps é algo simples. Sua empresa está em uma Situação Inviável se tem um investimento baixo no desenvolvimento de processos e de pessoas (não entenda investimento apenas no aspecto financeiro, nesse caso seria o investimento de qualquer recurso da empresa, incluindo o investimento de tempo, por exemplo). Nesse caso, a organização tende a se manter na inércia e será engolida por empresas concorrentes em questão de anos se não mudar esse cenário. 

• Desempenho sem Direção: Sua empresa pode estar apresentando uma boa performance, porém sem um objetivo se estiver focando no desenvolvimento de pessoas, mas esquecendo de, paralelamente, implementar bons processos. Chamamos isso de Desempenho sem Direção. As pessoas da organização entregam, porém não conseguimos mensurar essas entregas, entender se elas são realmente “entregas de valor” e, muitas vezes, quando vamos tentar repetir uma entrega parecida, não conseguimos garantir se o processo irá ser feito da mesma maneira, demonstrando certa falta de padrão e profissionalismo.

• Ordem sem Resultado: Ainda temos um outro caso que não consideramos o ideal, que acontece quando uma organização tem o investimento alto em implementação de processos, mas não foca no desenvolvimento das pessoas envolvidas no processo. Nesse caso, os funcionários sabem o que fazer, quando fazer e o que irão atingir quando terminarem uma ação/tarefa, porém, muitas vezes são as pessoas erradas nos lugares errados e isso faz com que o processo em si não funcione. Isso é o que chamamos de Ordem sem Resultado. Para empresas que se encontram nessa situação é comum escutarmos frases como: “Parece que as pessoas não entendem o processo!” ou “O passo a passo do processo está descrito no documento, era para as pessoas conseguirem executar!”

• Alta Performance: Agora chegamos na situação que toda organização sonha: Alta Performance. Nesse caso, o processo está claro para todos os colaboradores envolvidos e eles apresentam competências técnicas e comportamentais para executar tudo o que precisa ser feito, de maneira autônoma e assertiva. É como se fosse uma roda girando naturalmente, onde os gestores somente se preocupam em verificar se os funcionários precisam de algum apoio e se o processo precisa de alguma inovação.

Como atingir a Alta Performance na Prática?

A verdade é que isso parece um modelo ideal ou até mesmo utópico para boa parte dos gestores. Porém, existem algumas técnicas que podem ajudar a deixar a Alta Performance um pouco mais palpável e, muitas vezes, atingível.

Faça com que as pessoas estejam na construção do processo

A primeira dica é para aplicarmos antes mesmo do processo existir. Quando você for construir um processo para a sua empresa, pergunte a opinião de pessoas que irão executar as tarefas no dia a dia. Busque feedbacks, entenda o que funciona na prática e o que não funciona. Quando as pessoas se envolvem na construção do processo, a chance delas “comprarem a ideia” é maior. Nesse caso, também podemos identificar com mais clareza quais vão ser os pontos de melhoria e desenvolvimento dos colaboradores, antes mesmo do processo começar, o que facilita no planejamento de ações para o desenvolvimento das pessoas que estão envolvidas.

Tenha pessoas de diferentes áreas na implementação de processos

É comum associarmos a implementação de um processo a uma responsabilidade exclusiva de um gestor de processos ou cargo correspondente. Isso pode ser considerado um erro que pode comprometer a implementação de uma ideia. Profissionais especializamos em gestão de pessoas e análise de competências, por exemplo, são fundamentais no desenvolvimento de um processo, tendo em vista que eles podem contribuir diretamente com estratégias relacionadas as pessoas envolvidas no processo em questão. Essa visão mais ampla do antigo RH é o famoso e atual Business Partner, onde um gestor de pessoas, atuando de uma forma um pouco mais generalista, contribui diretamente na performance e desempenho da empresa através do recurso humano da organização.

Desenvolva as pessoas de forma individual e personalizada

Outro erro comum que muitos gestores costumam cometer é tratar de forma igual pessoas que estão cometendo erros semelhantes em um processo. Por mais que os erros sejam parecidos, talvez a origem desses deslizes pode ser diferente. Cada pessoa tem sua individualidade e a atitude correta em situação desse tipo é entender o que cada funcionário está passando de forma individual e nunca generalizada. Dessa forma podemos traçar planos de desenvolvimento individuais mais personalizados e assertivos, buscando o desenvolvimento das pessoas e processos ao mesmo tempo.

Defina (junto com a equipe) objetivos e metas 

Como um colaborador irá entender qual é o objetivo da execução de um processo se isso não foi compartilhado com ele? Se possível, defina juntamente com os colaboradores, objetivos gerais e individuais a respeito de um determinado processo que será implementado. Por exemplo, na implementação de um CRM em uma empresa, os colaboradores que irão usar a ferramenta devem entender porque usar um CRM é tão importante, quais benefícios ele irá trazer para a sua empresa e para ele mesmo e como ele irá contribuir com o sucesso da ferramenta. Independente do processo, quanto mais claro melhor.

Para concluirmos  

Qualquer organização deve se preocupar em refletir sobre a Matriz 2Ps com certa frequência para entender o quanto existe a necessidade de investimentos em pessoas e processos. Independente dos processos ou das pessoas que você pensou durante a leitura desse texto, busque entender o que pode ser feito na sua empresa atualmente, o que se encaixa na sua realidade, o quanto é possível investir na empresa no momento em que ela está passando agora e qual a percepção das pessoas envolvidas com a organização. O mais importante – e pré-requisito para o sucesso da sua organização – é termos a mentalidade que é improvável chegarmos a alta performance sem pessoas e processos sendo desenvolvidas paralelamente.